Qué es un sistema ERP y para qué sirve

Hoy en día muchas empresas buscan un sistema ERP. Estos programas son de gran ayuda y facilitan muchos procesos de gestión empresarial. ¿Estas considerando su uso para tu negocio? ¿No sabes exactamente qué es un ERP y sus beneficios? A continuación, resolvemos algunas dudas básicas.

Qué es un sistema ERP

La abreviatura ERP viene de Enterprise Resource Planning, lo que se traduce como sistema de planificación de recursos empresariales. Estos programas se encargan de diferentes tareas internas en una empresa. Por ejemplo, la producción, la distribución, los recursos humanos, etc.

Para una empresa un sistema ERP es una gran inversión porque aumenta considerablemente la productividad. Especialmente porque pueden automatizar sus procesos. También tener en una misma plataforma la información y las bases de datos. Esto supone un gran ahorro de tiempo.

Por otro lado, cabe destacar que ofrece soluciones de Business Intelligence. Por ejemplo, se pueden hacer informes sobre el estado de la empresa directamente con los datos del ERP.

Llegados a este punto es importante diferenciar entre ERP y CRM. Aunque la diferencia es clara y sencilla a veces provoca confusión. Un CRM es un software relacionado con la gestión de clientes. Un ERP es un sistema para gestionar procesos en una empresa. Este programa ayuda a la integración de información de diferentes áreas de negocio. Por ejemplo, manufacturación, logística, finanzas, recursos humanos, etc.

El nivel de conocimiento es tan detallado y actualizado que se pueden mejorar los procesos internos.

Algunos de los beneficios que puede ofrecer un sistema ERP son:

• Optimizar y rentabilizar procesos para mejorar la eficiencia de la empresa.
• Planificar los tiempos y las tareas para incrementar la productividad.
• Cubrir las necesidades y características de cada empresa.
• Facilita la comunicación interna entre departamentos.
• Supervisar las operaciones fácilmente.
• Mejorar el acceso a la información.
• Reducción de costes.

Cuando es necesario un sistema ERP

Muchas empresas utilizan herramientas para gestionar diferentes procesos, pero no están conectadas. Por lo tanto, se invierte mucho tiempo en realizar las tareas diarias. Un sistema ERP integra todos los datos en una interfaz común.

Un software ERP permite que todos los departamentos puedan comunicarse fácilmente y realizar un trabajo colaborativo y eficaz.

También permite responder preguntas importantes sobre la empresa, como por ejemplo la cantidad de devoluciones. Conocer las métricas y los KPI es muy importante.

Con un ERP se pueden controlar todos los procesos de las áreas. Además, se unifica la recogida de datos. Si cada departamento utiliza una aplicación diferente es muy probable que se invierta tiempo en entradas de datos duplicadas. Por consiguiente, la información no fluye adecuadamente y se complica la toma de decisiones.

También es necesario un software ERP cuando el tiempo que se invierte en la gestión resta tiempo a conseguir nuevas oportunidades. Los últimos sistemas de ERP cuentan con funcionalidades avanzadas e inteligentes, que facilitan la identificación y capitalización de nuevos proyectos.

Aumentar la productividad con un ERP

Un sistema ERP permite tener la información de forma organizada. Las empresas generan grandes volúmenes de datos, pero necesitan tenerlos ordenados para tomar decisiones eficaces.

A continuación, detallamos cuatro consejos útiles para aumentar la productividad con un ERP:

1. Analiza tus necesidades. El primer paso es estudiar cuales son las necesidades que tiene cada departamento y la empresa en general. Los nuevos softwares de gestión empresarial se adaptan a las características de cada empresa. Por consiguiente, se pueden establecer los procesos idóneos para organizar la información en una empresa.
2. Organizar los datos. La configuración de los softwares de ERP actuales permiten organizar los datos según se desee. Por ejemplo, por facturas, contactos, objetivos, contabilidad, productos, etc. También se puede etiquetar la información para poder acceder a ella rápidamente. La productividad incrementará si los procesos son eficaces y prácticos.
3. Involucrar a toda la plantilla. Para lograr el éxito es importante que participe toda la plantilla. Gracias a estas herramientas, todo el equipo puede seguir los mismos procedimientos. Además, todos los departamentos pueden estar conectados y compartir la información de manera ordenada y clasificada. Por tanto, se eliminan las barreras comunicativas entre departamentos. Se fomenta la colaboración y las tareas se realizan de forma rápida y competitiva.
4. Analizar y corregir. Analizar los resultados de una empresa es lo más complejo y lo más importante. Esto suele suceder porque la información no está organizada. Sin embargo, con la implantación de un software ERP se puede conocer el estado de la empresa en cualquier momento. La información está disponible para realizar informes.

Las empresas que apuesten por la implementación de softwares de gestión empresarial tienen el éxito asegurado. La mayoría de los programas específicos de ERP no cumplen todas estas expectativas sino más bien las relacionadas con la contabilidad. Por este motivo, prefieren nuevos softwares que se basen en el motor Big Data. La analítica de datos en tiempo real y el Big Data es una tendencia que va en aumento.