Al Project Management se le conoce en castellano como gesti贸n de proyectos. Se trata de una disciplina muy relevante en el 谩mbito empresarial.
En muchas ocasiones, dudamos en c贸mo realizar la gesti贸n o el desarrollo de un proyecto, pero esto ha cambiado gracias a la implantaci贸nde un software de gesti贸n empresarial. El principal motivo es que permite gestionar y centralizar todos losproyectos.
Hoy en d铆a es fundamental contar con una herramienta digital que integre procesos y comunicaciones en la gesti贸n de proyectos y que tambi茅n cuente con un sistema Big Data.
Qui茅n es el Project Manager y cu谩les son sus funciones en la gesti贸n de proyectos
Un Project Manager es el responsable de dirigir y coordinar los proyectos empresariales. Normalmente se le conoce como director de proyectos. Este tipo de profesionales cuentan con cualidades como el liderazgo organizacional, la optimizaci贸n de los recursos y conocimientos en nuevas tecnolog铆as.
En su d铆a a d铆a el Project Manager tiene que coordinarse con diferentes departamentos para gestionar recursos, proyectos, contactos, tiempos, etc. Para este profesional contar con un software de gesti贸n que le permita hacer todo esto, y adem谩s compartir documentos, es una gran ventaja.
Entre la multitud de tareas del Project Manager encontramos las siguientes:
Elaborar los planes
Consiste en elaborar la hoja de ruta que hay que seguir para realizar un proyecto. Los planes contemplan todas las etapas por las que hay que pasar.
Gracias a las nuevas tecnolog铆as, se puede ahorrar mucho tiempo. Un software de gesti贸n empresarial que funcione con pilas de trabajo permite ejecutar todas las tareas relacionadas con el proyecto f谩cilmente.
Tambi茅n es importante que permita acceder a todo el equipo al plan para poder ver las listas de tareas, el cronograma, las comunicaciones, etc. La mayor铆a de los softwares de gesti贸n de proyectos permiten hacer de forma r谩pida una planificaci贸n, lo complejo es encontrar uno que permita adaptar la planificaci贸n a lo que esta pasando.
Seguimiento del proyecto
El Project Management engloba muchas cuestiones como los objetivos a alcanzar, la acciones a realizar, el tiempo estimado, los recursos etc. Por tanto, el Project Manager se encarga de gestionar y administrar, pero tambi茅n de analizar y tomar decisiones en el desarrollo de los proyectos.
Con una herramienta de gesti贸n empresarial, se puede hacer seguimiento de tareas, controlar los tiempos de ejecuci贸n, compartir documentos, etc. en tiempo real. Adem谩s, todos los componentes del equipo est谩n conectados y actualizados mediante notificaciones sobre las modificaciones que se realicen en cada gesti贸n.
Dirigir equipos
La gesti贸n de proyectos no solo consiste en definir pasos y procesos, sino que tambi茅n hay que ejecutar tareas. El Project Manager es el responsable de crear y liderar equipos, es decir, se encarga de formar los equipos de trabajo para cada proyecto.
Una vez que los ha formado, tambi茅n se responsabiliza de gestionar al equipo y liderarlo para que consiga los objetivos establecidos.
Esta tarea ya no es tan compleja si se utiliza un software de gesti贸n empresarial que permita hacer un seguimiento y crear un plan de comunicaciones para cada una de las gestiones en las que se incluyan los responsables, validadores, etc.
Asimismo, si cuenta con un cuadro de mandos, es sencillo visualizar el trabajo y los resultados conseguidos r谩pidamente. El Project Manager podr谩 ver en tiempo real si se est谩n cumpliendo los objetivos o si se est谩n produciendo desviaciones. De esta forma, podr谩 optimizar el trabajo, hacer mejoras, etc. con el objetivo de desarrollar y ejecutar el proyecto exitosamente.
Qu茅 ventajas aporta un software de gesti贸n al Project Manager
Implementar un software de gesti贸n empresarial puede ser una acci贸n que marque la diferencia. El Project Manager podr谩 optimizar los recursos para aumentar la eficacia y la eficiencia de los proyectos.
Otra ventaja es que la gesti贸n de proyectos se puede realizar de forma transversal entre departamentos. Es decir, se puede implicar a todos los interesados para simplificar los procesos, anticiparse a los problemas, ahorrar costes, etc.
Adem谩s, se puede analizar continuamente el estado de las tareas, quien las tiene que realizar y el impacto de tener errores. El responsable de proyecto tiene toda la informaci贸n para poder tomar decisiones de forma segura.
Por otro lado, tambi茅n incrementa la satisfacci贸n de los clientes porque la gesti贸n de proyectos se realiza de forma controlada. En algunos casos, incluso se puede hacer part铆cipe a los clientes en el proyecto para incrementar su confianza.
En cuanto al trabajo en equipo, la implantaci贸n de un software de gesti贸n empresarial aumenta el esp铆ritu de grupo. Los usuarios pueden compartir documentos, mencionar a compa帽eros o realizar comentarios, etc. por lo que se crea un ambiente colectivo.
En definitiva, gracias a este tipo de herramientas digitales, un Project Manager puede lograr el 茅xito de los proyectos. La principal raz贸n es que se pueden integrar las actividades, crear planes de comunicaci贸n, controlar los riesgos y optimizar los procesos en todo momento.