Al Project Management se le conoce en castellano como gestión de proyectos. Se trata de una disciplina muy relevante en el ámbito empresarial.
En muchas ocasiones, dudamos en cómo realizar la gestión o el desarrollo de un proyecto, pero esto ha cambiado gracias a la implantaciónde un software de gestión empresarial. El principal motivo es que permite gestionar y centralizar todos losproyectos.
Hoy en día es fundamental contar con una herramienta digital que integre procesos y comunicaciones en la gestión de proyectos y que también cuente con un sistema Big Data.
Quién es el Project Manager y cuáles son sus funciones en la gestión de proyectos
Un Project Manager es el responsable de dirigir y coordinar los proyectos empresariales. Normalmente se le conoce como director de proyectos. Este tipo de profesionales cuentan con cualidades como el liderazgo organizacional, la optimización de los recursos y conocimientos en nuevas tecnologías.
En su día a día el Project Manager tiene que coordinarse con diferentes departamentos para gestionar recursos, proyectos, contactos, tiempos, etc. Para este profesional contar con un software de gestión que le permita hacer todo esto, y además compartir documentos, es una gran ventaja.
Entre la multitud de tareas del Project Manager encontramos las siguientes:
Elaborar los planes
Consiste en elaborar la hoja de ruta que hay que seguir para realizar un proyecto. Los planes contemplan todas las etapas por las que hay que pasar.
Gracias a las nuevas tecnologías, se puede ahorrar mucho tiempo. Un software de gestión empresarial que funcione con pilas de trabajo permite ejecutar todas las tareas relacionadas con el proyecto fácilmente.
También es importante que permita acceder a todo el equipo al plan para poder ver las listas de tareas, el cronograma, las comunicaciones, etc. La mayoría de los softwares de gestión de proyectos permiten hacer de forma rápida una planificación, lo complejo es encontrar uno que permita adaptar la planificación a lo que esta pasando.
Seguimiento del proyecto
El Project Management engloba muchas cuestiones como los objetivos a alcanzar, la acciones a realizar, el tiempo estimado, los recursos etc. Por tanto, el Project Manager se encarga de gestionar y administrar, pero también de analizar y tomar decisiones en el desarrollo de los proyectos.
Con una herramienta de gestión empresarial, se puede hacer seguimiento de tareas, controlar los tiempos de ejecución, compartir documentos, etc. en tiempo real. Además, todos los componentes del equipo están conectados y actualizados mediante notificaciones sobre las modificaciones que se realicen en cada gestión.
Dirigir equipos
La gestión de proyectos no solo consiste en definir pasos y procesos, sino que también hay que ejecutar tareas. El Project Manager es el responsable de crear y liderar equipos, es decir, se encarga de formar los equipos de trabajo para cada proyecto.
Una vez que los ha formado, también se responsabiliza de gestionar al equipo y liderarlo para que consiga los objetivos establecidos.
Esta tarea ya no es tan compleja si se utiliza un software de gestión empresarial que permita hacer un seguimiento y crear un plan de comunicaciones para cada una de las gestiones en las que se incluyan los responsables, validadores, etc.
Asimismo, si cuenta con un cuadro de mandos, es sencillo visualizar el trabajo y los resultados conseguidos rápidamente. El Project Manager podrá ver en tiempo real si se están cumpliendo los objetivos o si se están produciendo desviaciones. De esta forma, podrá optimizar el trabajo, hacer mejoras, etc. con el objetivo de desarrollar y ejecutar el proyecto exitosamente.
Qué ventajas aporta un software de gestión al Project Manager
Implementar un software de gestión empresarial puede ser una acción que marque la diferencia. El Project Manager podrá optimizar los recursos para aumentar la eficacia y la eficiencia de los proyectos.
Otra ventaja es que la gestión de proyectos se puede realizar de forma transversal entre departamentos. Es decir, se puede implicar a todos los interesados para simplificar los procesos, anticiparse a los problemas, ahorrar costes, etc.
Además, se puede analizar continuamente el estado de las tareas, quien las tiene que realizar y el impacto de tener errores. El responsable de proyecto tiene toda la información para poder tomar decisiones de forma segura.
Por otro lado, también incrementa la satisfacción de los clientes porque la gestión de proyectos se realiza de forma controlada. En algunos casos, incluso se puede hacer partícipe a los clientes en el proyecto para incrementar su confianza.
En cuanto al trabajo en equipo, la implantación de un software de gestión empresarial aumenta el espíritu de grupo. Los usuarios pueden compartir documentos, mencionar a compañeros o realizar comentarios, etc. por lo que se crea un ambiente colectivo.
En definitiva, gracias a este tipo de herramientas digitales, un Project Manager puede lograr el éxito de los proyectos. La principal razón es que se pueden integrar las actividades, crear planes de comunicación, controlar los riesgos y optimizar los procesos en todo momento.